Jak měřit efektivitu procesů v malých firmách

V malých firmách je efektivita každé investice a každého rozhodnutí klíčová. Když podnikáte v dynamickém prostředí, může mít každá změna zásadní dopad. Měřit pravidelně a optimalizovat podnikatelské procesy je zásadní. Ať už jde o alokaci financí, řízení rizik nebo zajištění krizového řízení, efektivní procesy jsou základem pro udržitelnost a růst vaší firmy.

Měření efektivity procesů ve firmě vám umožní identifikovat, co funguje a co je třeba upravit. Můžete tak lépe alokovat své zdroje a reagovat na tržní změny dříve, než se stanou krizí.

Analýza zdrojů

Doporučuje se provádět analýzu zejména rozmístění finančních zdrojů, které jste v minulosti udělali, a to minimálně každý druhý a čtvrtý kvartál, aby bylo možné včas reagovat na změny a optimalizovat procesy. V případě, že vyhodnocujete krátkodobé efektivní využívání prostředků, je důležité se zaměřit na konkrétní oblast (např. marketing, inovace, lidské zdroje, technologie nebo kooperace).

Při hodnocení efektivity jednotlivých podnikatelských procesů se vyplatí brát v úvahu, že některé oblasti mohou vyžadovat delší časový horizont, například marketingové aktivity, které potřebují určitou dobu, než se projeví jejich účinek. Tento časový horizont je důležité správně nastavit, aby bylo možné objektivně vyhodnotit efektivitu jednotlivých kroků. Více si můžete přečíst v článku zde.

Měření efektivity

Pro malé podniky je efektivita každé investice klíčová, a to zejména v kontextu krizového řízení. Měření efektivity procesů můžete provádět na několika úrovních. Prvním krokem je vyhodnocení dat, která již máte k dispozici. Pokud máte historické údaje o vašich podnikatelských aktivitách, začněte jejich analýzou. Dalším krokem je srovnání těchto údajů s aktuálními daty z trhu, nebo porovnání s obdobnými podniky, abyste získali objektivní pohled na svou pozici.

Je důležité si uvědomit, že v krizovém řízení a řízení rizik může být některé faktory obtížné kvantifikovat nebo přímo sledovat. Například, přímé výsledky z oblasti marketingových nebo HR aktivit nemusejí být okamžitě viditelné, ale stále mohou být klíčové pro dlouhodobý úspěch.

Příklady efektivity a jejího měření v praxi

Zjednodušený příklad státu, který jako velký ekonomický subjekt alokuje finanční prostředky do různých oblastí (např. bezpečnost, školství), může poskytnout užitečné analogie i pro malé podniky. I když se tento příklad vztahuje spíše na veřejný sektor, ukazuje, jak mohou podniky analyzovat efektivitu svého rozpočtu a rozhodování.

Stát zaměstnává cca 40 tisíc policistů, což ve výsledku znamená, že na 1 policistu připadne ochrana 250 občanů. V Evropské unii tak držíme třetí místo hned za Kyprem a Maltou. Výsledek by se měl projevit nejen na snížení kriminality, ale také v dalších sférách pomoci občanům. Pokud tomu tak není, vydávat peníze tímto směrem není efektivní. Česko se řadí ve světe mezi nejbezpečnější země světa, k hodnocení míry přímé souvislosti s výše uvedeným by byla nutná hlubší analýza. Dalšími hodnotícími faktory mohou být rychlost, kvalita, transparentnost atd.

Podobně, pokud se podíváme na malé podniky, můžeme porovnat počet zaměstnanců v různých odděleních a jejich přínos pro výsledky firmy. V případě, že zvýšení počtu zaměstnanců v určité oblasti nepřináší očekávané výsledky, je třeba zvažovat, zda je alokace prostředků do této oblasti efektivní, nebo je třeba změnit strategii.

Úroveň školství klesá, alespoň tedy v základním vzdělání, i když stát zaměstnává více pedagogů. V Česku je více než 950 tisíc žáků základních škol a 90 tisíc pedagogů, což je o 1/3 více než před lety. Můžeme tedy vyhodnotit, že alokace finanční zdrojů ze strany státu tímto směrem není efektivní a nepřispívá ke zvyšování úrovně znalostí. Ke zvýšení úrovně tedy dojde, když se finance poskytnou na podporu jiného procesu (např. na posílení čtenářské gramotnosti, která je v Česku žalostná). Umění porozumět textu, přemýšlet o něm a využít ho k dosažení cílů, je klíčové nejen pro život, ale také pro podnikání.

V malém podniku budete měřit, jak byly efektivní vaše investice do vzdělávání, školení a rozvoje vašich zaměstnanců. Měli byste mít jasně definovaný cíl, například zlepšení konkrétních dovedností (komunikační, prodejní, finanční a účetní, digitální dovednosti), které přímo ovlivňují výkon firmy. Významnou znalostí je také řízení času (time management), která se odráží ve schopnosti organizovat si práci, dodržovat termíny a efektivně plánovat čas. Právě toto znalost je v malých firmách, kde často chybí dostatek lidských zdrojů, klíčová pro udržení vysoké produktivity. Dále také leadership a týmová spolupráce, protože pro malý podnik je důležité zaměřit se dovednosti, které vedou k efektivnímu řízení kolegů, týmu a budování zdravé a silné firemní kultury.

Jak provádět efektivní finanční alokaci?

Pokud chcete v malém podniku dosáhnout dlouhodobé udržitelnosti a růstu, klíčovým faktorem je správná alokace finančních prostředků. Analyzujte, zda každá investice přináší požadované výsledky. Pokud např. investice do marketingu nebo inovací nevedou k růstu tržeb nebo zákaznické spokojenosti, je čas přehodnotit směrování prostředků. V krizovém řízení a risk managementu je důležité pravidelně revidovat alokaci prostředků a upravit ji podle aktuální situace na trhu.

Pokud si všimnete, že financování některých procesů nepřináší požadované výsledky, je čas provést korekce. Pravidelně analyzujte alokaci peněz a zhodnoťte, zda jejich pumpování k vybranému zdroji přináší takové výsledky, které očekáváte. Pokud ano, vyhodnoťte rovněž zda je financování efektivní. Očekávané výsledky totiž mohou být dle předpokladů, ale v důsledku interních změn ve firmě nebo změn tržních, již nemusí plnit relevantní očekávání, nebudou tedy efektivní.

Například dle E15 k roku 2022 provoz státu zdražuje. Zaměstnanci pracující ve veřejném sektoru jsou placeni de facto (někteří nepřímo) z peněz daňových poplatníků a je jich téměř 950 tisíc. Jedná se tak o ¼ všech zaměstnanců v Česku.

Nikdo vám neřekne, co je dokonalý stav. V podnikání, tak jako v životě máte jedinou jistotu: „Jediné, co je jisté je, že nic není jisté“

Luci Hron | Kaskara